tQdoc - Sistema di gestione e archiviazione documentale

  • Il software che gestisce in completa sicurezza la documentazione aziendale

     

    tQdoc è il sistema documentale informatico che consente di archiviare, in formato elettronico e in completa sicurezza, tutta la documentazione aziendale, dai documenti cartacei convertiti in digitale ai documenti digitali nativi:
    • Semplifica la gestione
    • Storicizza le versioni
    • Disponibilità protetta e regolata da abilitazioni
    • Evita l’inutile duplicazione cartacea

     

  • Perchè scegliere tQdoc

     

    • Si adatta alle necessità dell'azienda
    tQdoc si adegua pienamente alle esigenze aziendali di organizzazione delle informazioni: la definizione, in fase di configurazione iniziale, degli elementi caratteristici di ogni tipologia di documento che si intende  gestire in archivio consente sia facilità e immediatezza di richiamo del singolo documento, sia l’altrettanto facile richiamo di un aggregato di documenti.
    • Si integra con qualsiasi file system
    tQdoc consente la coesistenza e la integrazione dei file system aziendali o individuali: i file system saranno intesi principalmente come strumenti di lavoro corrente, mentre tQdoc è lo strumento centralizzato che garantisce il mantenimento e la reperibilità sicura del patrimonio informativo dell’azienda.
     
    • Non necessita di alcuna struttura organizzativa
    tQdoc non richiede una struttura organizzativa dei documenti archiviati in quanto, tramite gli attributi assegnati a ciascun documento, è possibile raggrupparli dinamicamente secondo le necessità del momento. Per mantenere la similitudine alle modalità operative correnti è disponibile l’organizzazione gerarchica di cartelle e sottocartelle, simile al file system.
     
    • Accessibile sia da rete locale che da web
    Basato su tecnologia web, l’accesso a tQdoc può avvenire sia in rete locale che internet.
  • Le funzionalità

     

    • Gestione documenti
      Affinché l’archivio documentale risulti il più integrato possibile con i propri strumenti di lavoro e permetta così di rappresentare uno strumento completo l’archiviazione di ogni documento, tQdoc consente di archiviare documenti da più fonti:
    • Interfaccia utente webservice
      Sono stati sviluppati connettori specifici che permettono di sincronizzarsi con altri sistemi, quali AdHoc Enterprise e LIMS, per esempio.
    • Archiviazione posta elettronica
      Il componente tQdoc.mail permette l’archiviazione delle mail ricevute nel proprio client di posta Outlook selezionando diverse modalità di archiviazione degli allegati, i quali potranno selezionare la destinazione e la cartella di archiviazione.
    • Tipi di documenti personalizzati 
      Per modellare al meglio le esigenze del cliente, gli utenti finali, rispettando una opportuna profilazione, possono definire tipi di documenti su misura, dotati di attributi specifici, secondo le proprie esigenze. Tipi e attributi dei documenti diventano criteri di aggregazione e ricerca dei documenti, a fianco delle ricerche più tradizionali.  
    • Gestione scadenza dei documenti  
      Alcuni tipi di documenti possono essere corredati di una data di scadenza e di un indirizzo mail da contattare. Il sistema periodicamente esamina la situazione e provvede in automatico all’invio delle mail quando ci si avvicina alla scadenza del documento. 

     

     

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