tQ Proto Flow gestisce e organizza i tuoi flussi

tQ Proto Flow è un software per la gestione informatica dei flussi in ambiente web.

tQ ProtoFlow è un’applicazione per la gestione del protocollo elettronico in ambiente Web in grado di trasformare la pura registrazione dei documenti, in arrivo e in partenza, in una risorsa di tutta l'organizzazione.

Il sistema gestisce tutta la documentazione supportando: documenti cartacei digitalizzati, documentazione nativamente elettronica e posta elettronica certificata (PEC).

Un’apposita anagrafe raccoglie le registrazioni di protocollo con i relativi mittenti e destinatari distinguendo persone fisiche da persone giuridiche.

Il Protocollo Informatico è stato sviluppato da teamQuality avendo come obiettivo il rispetto della normativa vigente; in particolare il DPR 445/2000, e la “CheckList di supporto alla verifica e alla valutazione dei Sistemi di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali”.

Funzionalità e struttura L’applicazione è totalmente accessibile a mezzo Web ed è strutturata in tre sezioni:

  • protocollo;
  • evasione pratiche;
  • amministrazione

Protocollo

Interfaccia semplificata per il Protocollo con le seguenti funzionalità:

  • Registrazione dei documenti in ingresso e in uscita con associazione automatica del numero di protocollo;
  • Stampa etichette con i codici a barre valevoli in luogo dei timbri apposti sui documenti cartacei;
  • Digitalizzazione dei documenti cartacei direttamente dal sistema attraverso una maschera semplificata;
  • digitalizzazione di più documenti ponendo le etichette con i codici a barre come separatori poichè il sistema riconosce i codici e associa in automatico i documenti ai relativi protocolli;
  • Ricerche avanzate sui protocolli esistenti;
  • Annullamento protocolli indicandone la motivazione;
  • Smistamento dei protocolli in arrivo agli uffici interessati;
  • Invio copia elettronica dei documenti in partenza agli uffici emittenti;
  • Analizza tutte le informazioni e i dati con la possibilità di visualizzare gli indicatori di processo delle singole pratiche (es. tempi di risposta) e grafici di analisi.

Evasione pratiche

Sezione dedicata alla tracciabilità dello stato delle pratiche.

Ciascun ufficio riceve e visualizza la lista dei protocolli di competenza, visualizza in PDF i documenti che li compongono e li marca come evasi o li rimanda allo smistamento se non sono di propria competenza.

Amministrazione

Sezione dedicata alla creazione e gestione delle utenze che possono accedere con diversi livelli di privilegio alle funzionalità del programma; nello specifico il programma permette di gestire in maniera gerarchica utenti, gruppi e uffici.

ProtoFlow Suite

La caratteristica di modularità di ProtoFlow permette la sua integrazione con gli altri componenti di ProtoFlow Suite: tQdoc per la gestione documentale.

ProtoFlow è un’ applicazione Web realizzata secondo le specifiche J2EE che richiede un Web server e un Application Server. Dal punto di vista hardware, è necessario un server entry-level, standard di mercato, con Windows 2000 oppure XP. L’ambiente di sviluppo utilizzato è CADMO® in grado di descrivere un’ applicazione Web di accesso a banche dati mediante un meta database.

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