L’ABC dell’archiviazione dei documenti

Abbiamo parlato in precedenza di backup in cloud e di big data, vedendo in maniera dettagliata come, data la enorme quantità di dati con cui un’azienda mediamente ha a che fare (destinata inesorabilmente ad aumentare con il passare del tempo), sia ottimale archiviare i documenti attraverso una conversione verso il formato digitale.

Si può dire in sostanza che esistono due macrocategorie di archiviazione:

1. Archiviazione digitale on-site, ossia archivi elettronici fisici, collocati all’interno della sede fisica dell’azienda e gestiti attraverso un software.
2. Archiviazione digitale in cloud, in cui i documenti vengono salvati su una (o più d’una) piattaforma esterna, che in gergo tecnico si definisce outsourcing. 

Gli ultimi due anni, segnati dalla convivenza con il Covid19, hanno obbligato molte aziende a velocizzare il passaggio in modalità telematica di molte pratiche che solitamente erano svolte tra le mura dell’ufficio.

Una su tutte, l’archiviazione dei documenti, nata appunto con l’intento di essere un sistema di condivisione delle informazioni aziendali, ha tratto giovamento dall’introduzione dello smart working, consentendo ad ogni lavoratore di poter accedere agli archivi senza il bisogno di essere fisicamente in ufficio e senza dover sbobinare anni e anni di scartoffie. 

L’Osservatorio del Politecnico di Milano ha per l’appunto calcolato che la dematerializzazione dei processi di gestione porta ad un risparmio superiore all’80% dei costi relativi alla gestione cartacea dei documenti. 

Di contro però, sempre l’Osservatorio ha calcolato anche che, alla fine del 2020, solo il 48% degli investimenti fatti dalle imprese sulla conservazione dei documenti viene destinato ad un miglioramento del workflow.

Vuoi saperne di più? Ne abbiamo parlato qui.

Se ci pensi bene è un paradosso. Mediamente, meno della metà del budget che un’azienda impiega per il miglioramento del flusso di produzione viene utilizzato per l’aggiornamento di un’attività che potrebbe portare un risparmio dell’80% rispetto al metodo tradizionale!

Il passaggio ad un metodo digitale di archiviazione dei documenti si motiva anche alla luce dei tempi imposti dalla legge.  

Sapevi ad esempio che lo stato italiano richiede che vengano conservate per 3 anni le ricevute delle parcelle di un artigiano? Oppure per 5 anni le ricevute dei pagamenti delle tasse?

Immagina di essere in ufficio e di aver bisogno di recuperare una vecchia fattura, in formato cartaceo, all’interno dell’archivio dell’azienda. Per la legge però, le fatture vanno conservate per ben 10 anni. Non vorrei essere nei tuoi panni se ti venisse dato lo sciagurato compito di sfogliare ben un decennio di fatture alla ricerca di quella giusta. 

Grazie ad un archivio digitale e ben organizzato riusciresti a sbrigare in pochi minuti una mansione che, quasi sicuramente, ti richiederebbe delle ore se fatta con il metodo tradizionale. 

Ma cosa si intende con “ben organizzato”? 

Ovviamente non esiste un canovaccio ideale, perfetto e infallibile da seguire. Esistono però dei consigli, degli accorgimenti pratici, che possono rendere l’archivio digitale della tua azienda più efficiente e semplice da gestire. Sembrano apparentemente semplici e banali ma, pensandoci bene, quante volte li hai applicati tutti? 

• SCEGLIERE I FILE La primissima operazione di cui tenere conto. Per dare maggiore ordine e proporre una catalogazione più efficiente, si consiglia di creare degli archivi tematici, così che sarà molto più semplice scegliere i file da inserire in seguito nell’archivio. 
• DARE UN NOME AI FILE Individuare un nome che sia conciso e che identifichi in maniera chiara il contenuto del file. Magari aggiungere anche la data di creazione per organizzare meglio l’archiviazione. 
• INDIVIDUARE LE CATEGORIE Dopo aver scelto e dato un nome ai file, è buona norma suddividerli in categorie che siano coerenti con il contenuto ma assolutamente ben distinguibili l’una dall’altra. Questo passaggio è fondamentale per reperire facilmente i documenti di cui si ha bisogno. 
• RIDURRE AL MINIMO L’ERRORE UMANO Anche l’archivio migliore e più organizzato non è esente da errori dell’uomo. Per ridurli il più possibile lo strumento più utile di cui disporre è il protocollo informatico. 
• EVITARE IL FAI-DA-TE Per creare un buon archivio non basta ricorrere ad uno qualsiasi dei vari software di archiviazione che si trovano gratuitamente online. L’azienda che vorrà una corretta digitalizzazione e catalogazione dei documenti, per reperire in poco tempo (e in maniera assolutamente affidabile) i file di cui ha bisogno, dovrà affidarsi per forza di cose ad un gruppo di professionisti dell’archiviazione documentale. Un esempio? Noi di teamQUALITY.