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In psicologia, il flow - o flusso - è definito come uno stato di coscienza in cui una persona è totalmente immersa in un’attività. Questa condizione, chiamata anche esperienza ottimale, è caratterizzata da un coinvolgimento totale dell’individuo, che si ritrova focalizzato, motivato e gratificato solo in riferimento all’azione che sta svolgendo.
In ambito aziendale parliamo invece di workflow, ovverosia l’individuazione di un modello di un processo attraverso la sua razionalizzazione e suddivisione in diverse attività che hanno lo scopo di ottimizzare le performance e l’utilizzo delle risorse.
Nello specifico, definiamo il workflow dei documenti come una procedura digitale standardizzata, con cui un documento può essere creato, acquisito, firmato, protocollato, modificato e conservato in un’unica soluzione.
Ogni organizzazione può quindi gestire in autonomia e al massimo dell’efficienza il ciclo di vita di un documento.
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Workflow: cos’è la gestione del flusso documentale?
Possiamo definire la gestione del flusso documentale come l’insieme delle azioni che, tramite software e procedure specifiche, consentono di monitorare, gestire e archiviare i documenti in modo digitale, così da ridurre considerevolmente l’utilizzo della carta.
Solitamente, la corretta gestione di un workflow documentale si articola in 3 passaggi:
- IDENTIFICARE I DOCUMENTI: in un’azienda sono molteplici i tipi di documento necessari per lo svolgimento delle varie attività e ognuno di questi necessita di un tipo di flusso ad hoc.
- INDIVIDUARE I SOGGETTI RESPONSABILI: ovviamente ogni tipo di documento necessita di un professionista specializzato e direttamente responsabile. Individuare le persone corrette da coinvolgere consente di semplificare i processi e di evitare passaggi inutili.
- DEFINIRE I FLUSSI: per ogni tipo di documento vanno stabiliti e condivisi dei flussi che permettano di crearli, controllarli, riceverli, classificarli, archiviarli ed eliminarli.
Ma quali benefici può ottenere concretamente la tua azienda?
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I 7 vantaggi portati dal flow
Se sei arrivato fin qui ti starai chiedendo quali sono i vantaggi che un corretto workflow documentale porta alle aziende. Eccone 7:
1 - Miglioramento generale dell’efficienza
L’automatizzazione dei processi consente infatti di eliminare molti passaggi lenti e superflui. Così facendo, l’azienda riesce ad avere un controllo molto più capillare e preciso sull’archiviazione dei documenti.
2- Aumento della semplicità
Aumentata semplicità di adempimento degli obblighi di legge in relazione alla conservazione dei documenti, grazie agli aggiornamenti costanti del software.
3 - Maggiore flessibilità
Il software concede grande flessibilità, essendo programmabile in base alle proprie esigenze.
4 - Velocità, velocità e velocità
Una grande velocizzazione dei flussi di lavoro.
5 - Informazioni centralizzate
Un miglioramento della fruibilità delle informazioni, che diventano centralizzate e quindi direttamente disponibili sul software.
6 - Facilità di gestione
La facilità nella gestione e il costante monitoraggio consentono di abbassare drasticamente la percentuale degli errori umani.
7 - Accesso ai dati in qualsiasi luogo
La delocalizzazione dei dati permette di accedervi in qualunque luogo e in qualunque momento e soprattutto in tempi estremamente ridotti.
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I settori di utilizzo del flow
Non bisogna, però, pensare che l’utilizzo di un workflow documentale ottimizzato sia limitato esclusivamente all’archiviazione e conservazione delle informazioni.
Lo troviamo nel settore degli acquisti, nel momento in cui ci si trova a gestire richieste di acquisto (che poi diventano ordini rivolti al fornitore), oppure nella gestione dei documenti di trasporto e per i pagamenti delle fatture ai fornitori.
Nel campo delle vendite, dove si è soliti automatizzare la gestione dei contratti, delle offerte e dell’assistenza; per le risorse umane (aggiungere link per articolo HR), in cui si sfrutta per la gestione degli iter di assunzione e per i rimborsi spese.
Nel ramo amministrazione, che richiede workflow di gestione delle fatture, ma anche di notifiche di scarto o di mancata consegna della fattura emessa; in sostegno nell’area qualità, per aiutare l’utente nella gestione di un reclamo e nell’area GDPR, notificando la violazione e avvisando le autorità e i soggetti direttamente coinvolti.
Questo perché la mole di documenti che un’azienda è costretta ad archiviare è molto consistente e i processi di gestione comportano un grande dispendio di tempo e di risorse.
Nell’ottica di dematerializzazione dei documenti, le imprese si stanno muovendo nella direzione di un workflow ottimizzato in ogni branca dell’attività aziendale.
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Protoflow: teamQUALITY e la gestione dei flussi documentali
ProtoFlow 2.0 è un sistema integrato per la gestione informatica dei flussi documentali in ambiente web progettato da teamQUALITY, in grado di trasformare la pura registrazione dei documenti, in arrivo e in partenza, in una risorsa per tutta l'organizzazione.
I documenti possono essere acquisiti indistintamente tramite scanner, stampante multifunzione o PEC, permettendo l’integrazione con sistemi esterni che generano documenti.
I documenti registrati diventano quindi “pratiche” e ne viene tracciata la storia all’interno dell’azienda, partendo dallo smistamento iniziale, passando per l’assegnazione e lo svolgimento da parte di un singolo elemento oppure di un gruppo, fino all’evasione finale.
L’applicazione è totalmente accessibile via Web, ed è strutturata in tre sezioni:
- AMMINISTRAZIONE: sezione dedicata alla creazione e alla gestione delle utenze che accedono alle funzionalità del programma. Il programma consente di gestire in sostanza utenti, gruppi e uffici.
- EVASIONE PRATICHE: sezione dedicata alla tracciabilità delle pratiche. Ciascun ufficio visualizza in PDF i documenti e li può marcare come evasi oppure rimandarli allo smistamento.
- PROTOCOLLO: un’interfaccia semplificata che permette di registrare i documenti sia in entrata che in uscita, di digitalizzare i documenti cartacei direttamente dal sistema e di analizzare tutte le informazioni e i dati con la possibilità di visualizzare gli indicatori di processo delle singole pratiche e i grafici di analisi.
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