Flow documentale: il flusso di coscienza della tua azienda

  • Workflow: cos’è la gestione del flusso documentale?

     

    Possiamo definire la gestione del flusso documentale come l’insieme delle azioni che, tramite software e procedure specifiche, consentono di monitorare, gestire e archiviare i documenti in modo digitale, così da ridurre considerevolmente l’utilizzo della carta. 

    Solitamente, la corretta gestione di un workflow documentale si articola in 3 passaggi: 

    • IDENTIFICARE I DOCUMENTI: in un’azienda sono molteplici i tipi di documento necessari per lo svolgimento delle varie attività e ognuno di questi necessita di un tipo di flusso ad hoc.
    • INDIVIDUARE I SOGGETTI RESPONSABILI: ovviamente ogni tipo di documento necessita di un professionista specializzato e direttamente responsabile. Individuare le persone corrette da coinvolgere consente di semplificare i processi e di evitare passaggi inutili
    • DEFINIRE I FLUSSI: per ogni tipo di documento vanno stabiliti e condivisi dei flussi che permettano di crearli, controllarli, riceverli, classificarli, archiviarli ed eliminarli.  

     

    Ma quali benefici può ottenere concretamente la tua azienda?

  • I 7 vantaggi portati dal flow

     

    Se sei arrivato fin qui ti starai chiedendo quali sono i vantaggi che un corretto workflow documentale porta alle aziende. Eccone 7:

    1 - Miglioramento generale dell’efficienza 

    L’automatizzazione dei processi consente infatti di eliminare molti passaggi lenti e superflui. Così facendo, l’azienda riesce ad avere un controllo molto più capillare e preciso sull’archiviazione dei documenti. 

    2- Aumento della semplicità 

    Aumentata semplicità di adempimento degli obblighi di legge in relazione alla conservazione dei documenti, grazie agli aggiornamenti costanti del software. 

    3 - Maggiore flessibilità 

    Il software concede grande flessibilità, essendo programmabile in base alle proprie esigenze. 

    4 - Velocità, velocità e velocità 

    Una grande velocizzazione dei flussi di lavoro

    5 - Informazioni centralizzate 

    Un miglioramento della fruibilità delle informazioni, che diventano centralizzate e quindi direttamente disponibili sul software. 

    6 - Facilità di gestione 

    La facilità nella gestione e il costante monitoraggio consentono di abbassare drasticamente la percentuale degli errori umani. 

    7 - Accesso ai dati in qualsiasi luogo 

    La delocalizzazione dei dati permette di accedervi in qualunque luogo e in qualunque momento e soprattutto in tempi estremamente ridotti. 

  • I settori di utilizzo del flow

     

    Non bisogna, però, pensare che l’utilizzo di un workflow documentale ottimizzato sia limitato esclusivamente all’archiviazione e conservazione delle informazioni. 

    Lo troviamo nel settore degli acquisti, nel momento in cui ci si trova a gestire richieste di acquisto (che poi diventano ordini rivolti al fornitore), oppure nella gestione dei documenti di trasporto e per i pagamenti delle fatture ai fornitori. 

    Nel campo delle vendite, dove si è soliti automatizzare la gestione dei contratti, delle offerte e dell’assistenza; per le risorse umane (aggiungere link per articolo HR), in cui si sfrutta per la gestione degli iter di assunzione e per i rimborsi spese.

    Nel ramo amministrazione, che richiede workflow di gestione delle fatture, ma anche di notifiche di scarto o di mancata consegna della fattura emessa; in sostegno nell’area qualità, per aiutare l’utente nella gestione di un reclamo e nell’area GDPR, notificando la violazione e avvisando le autorità e i soggetti direttamente coinvolti.  

    Questo perché la mole di documenti che un’azienda è costretta ad archiviare è molto consistente e i processi di gestione comportano un grande dispendio di tempo e di risorse. 

    Nell’ottica di dematerializzazione dei documenti, le imprese si stanno muovendo nella direzione di un workflow ottimizzato in ogni branca dell’attività aziendale. 

    teamQUALITY - Flow Documentale

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