La digitalizzazione aziendale è un processo che ha come obiettivo adattare i processi aziendali alle esigenze imposte di oggi, un’epoca caratterizzata da due fattori principali:

• velocità

• efficienza

Per rendere, quindi, i processi aziendali più veloci ed efficienti, le aziende hanno bisogno di adottare nuove tecnologie e modificare i processi di lavoro.

Uno dei principali obiettivi della digitalizzazione è la dematerializzazione, ovvero il passaggio dei documenti da cartacei a digitali. Questo processo rende non solo più semplice la circolazione e l’utilizzo dei documenti, ma permette anche di ridurre gli sprechi.

Oggi in Italia le aziende più in difficoltà nella trasformazione digitale sono le piccole e medie imprese che, con le loro risorse, fanno fatica a mantenersi in un mercato sempre più competitivo. L’esigenza di una trasformazione digitale è dettata anche dalle nuove abitudini dei consumatori che chiedono risultati in tempi brevi.

Nonostante alcuni imprenditori vedano il processo di digitalizzazione come una spesa superflua, questo in realtà è un investimento ad alto rendimento. Infatti, attraverso l’utilizzo della tecnologia si migliorano le performance aziendali:

• lo snellimento dei flussi di lavoro

• l’automatizzazione di attività e procedure

• la dematerializzazione dei luoghi fisici

Mappare e digitalizzare i processi aziendali è vitale per rimanere al passo con il mercato di riferimento, e risparmiare sui costi delle procedure, rendendole più efficienti.

La dematerializzazione non consiste semplicemente nella trasformazione di un file cartaceo in un file in formato digitale. La digitalizzazione, infatti, è un processo che punta a dematerializzare i luoghi fisici al fine di comunicare e condividere informazioni in tempo reale. Ciò è possibile con la creazione di spazi di lavoro condivisi che permettono di:

• condividere file a distanza e in tempo reale

• organizzare riunioni in videoconferenza

• offrire assistenza ai clienti online

• interagire con clienti, dipendenti e collaboratori esterni su piattaforme di comunicazione online

Inoltre, la dematerializzazione è un processo che consente di mantenere il valore giuridico di un documento cartaceo trasformato in file digitale. Attraverso questo processo si eliminano i passaggi cartacei per favorire una gestione informatizzata dell’azienda.

Per avviare il processo di digitalizzazione è richiesto un investimento di risorse non indifferente: per questo motivo enti e apparati amministrativi hanno previsto agevolazioni rivolte alle PMI per favorire la digitalizzazione.

Il Ministero dello Sviluppo Economico ha varato diverse iniziative di natura economica per aiutare le piccole e le medie imprese.

Il voucher per la digitalizzazione delle PMI

Il Ministero dello Sviluppo Economico eroga a favore delle piccole e medie imprese italiane un contributo destinato all’adozione di interventi di digitalizzazione dei processi aziendali e di ammodernamento tecnologico. Si tratta del voucher per la digitalizzazione, un finanziamento che oggi ciclicamente viene messo a disposizione dai PID, o “Punti Impresa Digitale”, presenti nelle Camere di Commercio.

Il voucher digitalizzazione per le imprese, erogato attraverso appositi Bandi, è un contributo a fondo perduto destinato al processo di digitalizzazione aziendale.

L’azienda che desidera partecipare al bando deve, tuttavia, verificare di essere in possesso dei requisiti previsti e le spese ammissibili. In particolare, è necessario essere iscritti al Registro delle Imprese, ed essere in regola con tutti gli adempimenti obbligatori come quelli fiscali e contributivi.

Questi voucher sono utilizzabili per acquistare beni e servizi strumentali, inclusi i servizi di connessione e di consulenza. Si tratta di una lista di possibili acquisti molto ampia per la digitalizzazione.

La digitalizzazione aziendale è un processo oggi necessario sia per le piccole che per le medie imprese. Tuttavia, si tratta di un processo che punta ad apportare numerosi vantaggi in un’azienda. Questi vantaggi della digitalizzazione aziendale sono:

• l’eliminazione della cartache rappresenta una scelta sostenibile oltre ad un notevole risparmio in termini di spazio e di costi;

• risparmio di spazio, tempo e risorse: attraverso la dematerializzazione, l’informatizzazione e il Cloud Computing si ridimensionano i costi riducendo anche l’inquinamento ambientale. Ciò favorisce anche l’ottimizzazione dell’organizzazione produttiva;

• maggiore sicurezza: le tecnologie digitali consentono di archiviare i dati garantendo un’elevata sicurezza attraverso la creazione di backup in cloud che scongiurano il rischio di smarrimento delle informazioni;

• comunicazione più efficace: la digitalizzazione punta alla semplificazione dei passaggi di informazioni tra i membri del team, attraverso l’utilizzo di strumenti digitali sicuri e veloci;

• migliore Customer Experience: le nuove tecnologie rendono la customer experience sempre più personalizzata e immediata, offrendo supporto diretto al cliente online e in tempo reale.