tQdoc è il sistema di gestione e archiviazione documentale

tQdoc è il sistema documentale informatico che consente di archiviare, in formato elettronico e in completa sicurezza, tutta la documentazione aziendale, archiviando non solo documenti analogici (cartacei) convertiti in digitale e documenti digitali nativi:

  • semplifica la gestione
  • storicizza le versioni
  • disponibilità protetta e regolata da abilitazioni
  • evita l’inutile duplicazione cartacea

tQdoc si adegua pienamente alle esigenze aziendali di organizzazione delle informazioni: la definizione, in fase di configurazione iniziale, degli elementi caratteristici di ogni tipologia di documento che si intende  gestire in archivio consente sia la estrema facilità e immediatezza di richiamo del singolo documento, sia l’altrettanto facile richiamo di un qualsivoglia aggregato di documenti coerenti secondo volute definizioni di ricerca.

tQdoc consente la coesistenza e la integrazione dei file system aziendali o individuali; i file system saranno intesi principalmente come strumenti di lavoro corrente, mentre tQdoc è lo strumento centralizzato che garantisce il mantenimento e la reperibilità sicura del patrimonio informativo dell’azienda.

tQdoc non richiede necessariamente una struttura organizzativa dei documenti archiviati in quanto, tramite gli attributi assegnati a ciascun documento, è possibile raggrupparli dinamicamente secondo le necessità del momento; tuttavia per mantenere la similitudine alle modalità operative correnti è disponibile l’organizzazione gerarchica di cartelle e sottocartelle, simile al file system.

Basato su tecnologia web, l’accesso a tQdoc può avvenire sia in rete locale che internet.

L'acquisizione dei documenti

Affinché l’archivio documentale risulti il più integrato possibile con i propri strumenti di lavoro e permetta così di rappresentare uno strumento completo l’archiviazione di ogni documento, tQdoc consente di archiviare documenti da più fonti:

  • Interfaccia utente
  • webservice

Sono stati sviluppati connettori specifici che permettono di sincronizzarsi con altri sistemi, quali AdHoc Enterprise e LIMS, per esempio.

Archiviazione posta elettronica

Il componente tQdoc.mail permette l’archiviazione delle mail ricevute nel proprio client di posta Outlook selezionando diverse modalità di archiviazione degli allegati, i quali potranno selezionare la destinazione e la cartella di archiviazione.

Tipi di documenti personalizzati 

 Per modellare al meglio le esigenze del cliente, gli utenti finali, rispettando una opportuna profilazione, possono definire tipi di documenti su misura, dotati di attributi specifici, secondo le proprie esigenze. Tipi e attributi dei documenti diventano criteri di aggregazione e ricerca dei documenti, a fianco delle ricerche più tradizionali.   

Gestione scadenza dei documenti  

Alcuni tipi di documenti possono essere corredati di una data di scadenza e di un indirizzo mail da contattare.  Il sistema periodicamente esamina la situazione e provvede in automatico all’invio delle mail quando ci si avvicina alla scadenza del documento. 

Inserimento esperto

La modalità Inserimento esperto consente la definizione di un gran numero di attributi.

Ciclo di vita

Stabilisce l’arco temporale di sopravvivenza del documento alla cui scadenza può attivare un allert o la cancellazione del documento.

Tale funzione è utilissima ad esempio in ambito GDPR, poichè risolve a monte il problema dei "Tempi di conservazione dei dati". L'utente può infatti sia introdurre un allert per rinnovare le condizioni di conservazione del dato (es: richiedere il consenso all'utente per le finalità di Marketing) oppure prevedere la cancellazione automatica (es: Contratto dopo 5 anni dalla cessazione dei rapporti).

Visibile fino a, Inizio e Fine validità

Altre funzione di natura cronologica sono "Visibile fino a" dove il documento a differenza della funzione precedente non viene cancellato ma solo congelato. Si stabilisce una data oltre la quale il documento viene automaticamente congelato.

Inizio e Fine Validità permettono di indicare un periodo di validità del documento decorrente "da" o "fino a".

Stato

Per ogni documento può essere stabilita una scala di condizioni: Conforme, Non conforme, bozza o definitivo, selezionabili da un elenco.

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