tQdoc
Archiviazione Documentale

Sistema di archiviazione documentale

tQdoc è il sistema documentale informatico che consente di archiviare, in formato elettronico e in completa sicurezza, tutta la documentazione aziendale, dai documenti cartacei convertiti in digitale ai documenti digitali nativi: semplifica la gestione, storicizza le versioni, garantisce disponibilità protetta e regolata da abilitazioni ed evita l’inutile duplicazione cartacea.

I 3 perchè di tQdoc

Si integra con qualsiasi file system

tQdoc consente l'integrazione dei file system aziendali: tQdoc è lo strumento centralizzato che garantisce il mantenimento e la reperibilità sicura del patrimonio informativo dell’azienda. Basato su tecnologia web, l’accesso a tQdoc può avvenire sia in rete locale che internet.

Si adatta alle necessità dell'azienda

tQdoc si adegua alle esigenze di organizzazione delle informazioni: la definizione degli elementi caratteristici di ogni documento che si intende gestire consente sia facilità e immediatezza di richiamo del singolo documento, sia l’altrettanto facile richiamo di un aggregato di documenti.

Non serve una struttura organizzativa

tQdoc non richiede una struttura organizzativa dei documenti archiviati: è possibile raggrupparli dinamicamente secondo le necessità del momento. Per mantenere la similitudine alle modalità operative correnti è disponibile l’organizzazione gerarchica di cartelle e sottocartelle.

Le funzionalità di tQdoc

1. Gestione Documentale

tQdoc consente di archiviare documenti da più fonti così da rendere l’archivio documentale il più integrato possibile con tutti gli strumenti di lavoro.

2. Interfaccia utente personalizzata

Ogni componente del team deve essere consapevole del proprio ruolo nel prevenire e ridurre le minacce informatiche: prevenire significa quindi informare internamente e integrare le tecnologie per minimizzare il rischio di attacchi informatici, monitorando proattivamente e bloccando eventuali eventi malevoli.

3. Archiviazione posta elettronica

La componente tQdoc.mail permette l’archiviazione delle mail ricevute nel proprio client di posta selezionando diverse modalità di archiviazione degli allegati, i quali potranno selezionare la destinazione e la cartella di archiviazione.

4. Tipi di documenti personalizzati

Per modellare al meglio le esigenze del cliente, gli utenti finali, rispettando una opportuna profilazione, possono definire tipi di documenti su misura, dotati di attributi specifici, secondo i propri bisogni. Tipi e attributi dei documenti diventano criteri di aggregazione e ricerca dei documenti, a fianco delle ricerche più tradizionali.

5. Gestione scadenza dei documenti

Alcuni tipi di documenti possono essere corredati di una data di scadenza e di un indirizzo mail da contattare. Il sistema periodicamente esamina la situazione e provvede in automatico all’invio delle mail quando ci si avvicina alla scadenza del documento.