Trasparenza salariale: come adempiere alla Direttiva UE 2023/970 con il supporto di un software HR
Temi trattati
Gestione Risorse Umane, Consulenza Normativa
Cosa troverai
Introduzione
Con la pubblicazione della Direttiva UE 2023/970, l’Unione Europea ha rafforzato l’applicazione del principio della parità di retribuzione tra uomini e donne per uno stesso lavoro o per un lavoro di pari valore, introducendo obblighi di trasparenza, informazione e rendicontazione. La Direttiva è stata poi recepita in Italia, è stata attuata con il D.Lgs. 7 maggio 2026, n. 96, in vigore dal 7 giugno 2026.
Per le organizzazioni, il tema riguarda la capacità di dimostrare che retribuzioni, livelli, criteri di progressione e trattamenti economici siano fondati su criteri oggettivi, documentabili e neutrali rispetto al genere.
Cos’è la trasparenza salariale e perché è importante
La trasparenza salariale, o più correttamente trasparenza retributiva, è l’insieme di obblighi e procedure che consente a candidati, lavoratori, rappresentanti dei lavoratori e organismi competenti di accedere a informazioni chiare sui criteri con cui vengono definite le retribuzioni.
L’obiettivo è rendere verificabile il rispetto del principio di parità retributiva, evitando che differenze salariali non giustificate possano essere nascoste da sistemi opachi, dati non aggiornati o criteri di avanzamento poco documentati.
Il punto centrale è il concetto di stesso lavoro o lavoro di pari valore. Il D.Lgs. 96/2026 chiarisce che la valutazione del lavoro di pari valore deve basarsi su criteri comuni, oggettivi e neutrali rispetto al genere, considerando competenze, responsabilità, condizioni di lavoro e altri fattori pertinenti alla posizione.
Panoramica normativa: cosa prevede la Direttiva UE 2023/970
La Direttiva UE 2023/970 introduce un sistema articolato di obblighi che coinvolge diversi momenti del rapporto di lavoro: la fase di selezione, l’instaurazione del rapporto, la gestione delle progressioni economiche, il diritto di informazione dei lavoratori, la rendicontazione del divario retributivo di genere e, in alcuni casi, la valutazione congiunta delle retribuzioni.
Trasparenza retributiva prima dell’assunzione
Uno degli elementi più rilevanti riguarda la fase di selezione. I candidati devono ricevere informazioni sulla retribuzione iniziale o sulla relativa fascia retributiva prevista per la posizione, definite sulla base di criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere. In Italia, il D.Lgs. 96/2026 prevede che tali informazioni siano fornite negli avvisi e nei bandi con cui vengono rese note le opportunità di lavoro.
La norma prevede inoltre il divieto di chiedere ai candidati informazioni sulle retribuzioni percepite negli attuali o precedenti rapporti di lavoro. Questo aspetto è particolarmente importante perché mira a evitare che eventuali differenze retributive pregresse vengano replicate nei nuovi rapporti di lavoro.
Per le aziende, questo comporta la necessità di rivedere annunci, processi di recruiting, script di colloquio, modelli di offerta e procedure interne, assicurandosi che ogni fase sia coerente con criteri non discriminatori.
Criteri retributivi e progressione economica
I datori di lavoro devono rendere accessibili ai lavoratori i criteri utilizzati per determinare la retribuzione, i livelli retributivi e le progressioni economiche. Il D.Lgs. 96/2026 specifica che tali criteri devono essere elaborati sulla base del sistema di classificazione e comparazione previsto per lo stesso lavoro o per lavori di pari valore.
L’informativa consegnata al lavoratore all’instaurazione del rapporto può costituire modalità ordinaria di adempimento, quando consente di conoscere livello di inquadramento, retribuzione iniziale, CCNL applicato e criteri di determinazione.
Per i datori di lavoro che applicano un contratto collettivo nazionale stipulato da organizzazioni comparativamente più rappresentative o equivalenti, l’obbligo può essere assolto anche mediante rinvio ai criteri, livelli di inquadramento e trattamenti economici previsti dal contratto collettivo e dagli eventuali accordi aziendali.
Diritto di informazione dei lavoratori
I lavoratori hanno il diritto di richiedere e ricevere per iscritto informazioni sui livelli retributivi medi, ripartiti per sesso, delle categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. In Italia, tali informazioni devono essere fornite entro due mesi dalla richiesta e il diritto non può essere esercitato più di una volta all’anno.
Il datore di lavoro può rendere disponibili queste informazioni anche tramite intranet o area riservata del sito aziendale. Deve inoltre informare annualmente i lavoratori dell’esistenza di questo diritto e delle modalità per esercitarlo.
Questo obbligo richiede una forte attenzione alla qualità dei dati. Le aziende devono sapere quali lavoratori appartengono alla stessa categoria comparabile, quali elementi retributivi considerare, come aggregare correttamente i dati e come evitare la divulgazione, diretta o indiretta, delle condizioni economiche individuali di altri lavoratori.
Reporting sul divario retributivo di genere
La normativa prevede obblighi di comunicazione dei dati sul divario retributivo di genere per i datori di lavoro con almeno 100 dipendenti. Le informazioni riguardano, tra l’altro, il divario retributivo di genere complessivo, il divario nelle componenti complementari o variabili, il divario mediano, la distribuzione per quartili retributivi e il divario per categorie di lavoratori.
Le scadenze sono differenziate in base alla dimensione aziendale: per i datori di lavoro con almeno 250 dipendenti, i dati sono raccolti entro il 7 giugno 2027 e poi ogni anno; per quelli tra 150 e 249 dipendenti, entro il 7 giugno 2027 e poi ogni tre anni; per quelli tra 100 e 149 dipendenti, entro il 7 giugno 2031 e poi ogni tre anni.
Il reporting richiede classificazioni coerenti, definizioni condivise, criteri comparabili e capacità di spiegare eventuali differenze sulla base di elementi oggettivi e neutrali rispetto al genere.
Valutazione congiunta delle retribuzioni
La valutazione congiunta ha lo scopo di individuare, correggere e prevenire differenze retributive non giustificate e scatta quando ricorrono specifiche condizioni:
- le informazioni sulle retribuzioni rivelano una differenza del livello retributivo medio tra lavoratori di sesso femminile e maschile pari ad almeno il 5% in una qualsiasi categoria di lavoratori;
- il datore di lavoro non motiva tale differenza sulla base di criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere;
- la differenza immotivata non viene corretta entro sei mesi dalla comunicazione delle informazioni.
Per l’azienda, questo implica la necessità di conservare non solo i dati, ma anche il ragionamento che li sostiene: criteri, fonti, classificazioni, decisioni retributive e azioni correttive devono poter essere ricostruiti nel tempo.
Protezione dei dati e riservatezza
Gli obblighi di trasparenza devono essere bilanciati con la protezione dei dati personali. Il D.Lgs. 96/2026 stabilisce che le informazioni fornite in applicazione degli obblighi relativi a diritto di informazione, reporting e valutazione congiunta devono essere trattate in conformità al GDPR. Inoltre, i dati ottenuti non possono essere utilizzati per scopi diversi dall’applicazione del principio della parità di retribuzione.
Questo punto è decisivo: la trasparenza non autorizza una diffusione indiscriminata delle informazioni retributive individuali. Serve un sistema che garantisca accessi controllati, aggregazione corretta, tracciabilità delle richieste e protezione delle informazioni sensibili.
Come può aiutare un software HR nell’adempimento
Un software HR non sostituisce la consulenza normativa, né può da solo garantire la conformità alla Direttiva. Può però supportare l’azienda nella parte più complessa dell’adempimento: la raccolta, l’organizzazione, la verifica e la gestione dei dati.
Il valore di un software HR sta nella capacità di trasformare informazioni disperse in processi ordinati, tracciabili e aggiornati.
Centralizzare i dati HR e retributivi
Il primo passaggio per adempiere alla normativa è sapere dove si trovano i dati. In molte aziende, le informazioni rilevanti sono distribuite tra fogli Excel, payroll provider, gestionale presenze, contratti, documenti cartacei, organigrammi, job description e archivi email.
Un software HR consente di centralizzare dati anagrafici, contrattuali, organizzativi e documentali. Questo aiuta a costruire una base informativa più solida per analizzare livelli, categorie, inquadramenti, anzianità, mansioni, componenti retributive e variazioni nel tempo.
Collegare persone, ruoli, livelli e categorie comparabili
La trasparenza retributiva richiede la capacità di confrontare lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. Per farlo, l’azienda deve disporre di una struttura chiara: ruoli, mansioni, livelli, dipartimenti, sedi, CCNL, job family, seniority, responsabilità e criteri di progressione.
Un software HR può supportare la costruzione di questa mappatura, riducendo il rischio di confronti incoerenti o non documentati. La tecnologia è utile soprattutto quando permette di mantenere aggiornate le informazioni organizzative e di collegarle ai documenti che ne giustificano la classificazione.
Gestire le richieste di informazione dei lavoratori
Il diritto di informazione previsto dalla normativa richiede tempi, canali e risposte documentabili. Un software HR può aiutare a definire un flusso di richiesta, approvazione, estrazione dati e risposta, conservando evidenza delle date, dei soggetti coinvolti e delle informazioni fornite.
Questo è particolarmente utile per dimostrare che l’azienda ha risposto nei tempi previsti, con dati coerenti e secondo modalità rispettose della privacy.
Preparare report e indicatori sul gender pay gap
Gli obblighi di comunicazione richiedono dati specifici: divari medi, divari mediani, componenti variabili o complementari, quartili retributivi e differenze per categoria di lavoratori. Un software HR con funzionalità di reportistica può facilitare la costruzione di dashboard, esportazioni e controlli periodici.
L’aspetto più importante è rendere ripetibile il metodo di calcolo. Per questo è utile che il sistema permetta di documentare fonti, criteri, filtri applicati, periodo di riferimento e modalità di estrazione.
Tracciare criteri, policy e documenti
La normativa richiede criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere. Questi criteri devono essere disponibili, coerenti e aggiornati. Un software HR può supportare la gestione documentale di policy retributive, regolamenti aziendali, procedure di avanzamento, schede ruolo, job description, contratti e comunicazioni ai dipendenti.
La tracciabilità documentale è un elemento essenziale: in caso di richiesta, controllo o confronto interno, l’azienda deve poter dimostrare non solo il dato finale, ma anche il processo che lo ha generato.
Supportare azioni correttive e monitoraggio continuo
Le retribuzioni cambiano nel tempo per assunzioni, promozioni, aumenti, bonus, cambi ruolo, trasferimenti e variazioni contrattuali.
Un software HR può aiutare a monitorare queste variazioni, individuare anomalie, confrontare categorie omogenee e verificare l’impatto delle decisioni retributive. In questo modo, la trasparenza salariale diventa un processo continuativo e non un adempimento gestito solo in prossimità delle scadenze.
Factorial: un supporto operativo per la gestione HR
In un percorso di adeguamento alla trasparenza salariale, Factorial può essere considerato uno tra i migliori strumenti a supporto della gestione dei processi HR. La piattaforma consente di centralizzare attività legate a presenze, assenze, buste paga, documenti, performance, portale dipendenti, report HR e KPI.
È però importante chiarire che la scelta e la configurazione del software devono essere accompagnate da un’analisi normativa e organizzativa.
Prima di automatizzare un processo, l’azienda deve sapere quali dati raccogliere, come classificarli, quali criteri adottare e quali responsabilità attribuire alle diverse funzioni interne.
Per questo, l’approccio più efficace è integrato:
- consulenza normativa
- revisione dei processi HR
- configurazione del software
- formazione delle persone coinvolte
In questo contesto, Factorial rappresenta uno strumento che supporta l’operatività quotidiana e rende più semplice la gestione dei dati e dei processi richiesti dalla normativa. Affiancato a un percorso di consulenza specialistica, consente alle organizzazioni di affrontare gli adempimenti con un approccio strutturato, favorendo una gestione HR più organizzata e coerente con le disposizioni della Direttiva.
FAQ – Domande Frequenti sulla Trasparenza Salariale
No. La normativa non impone la pubblicazione indiscriminata delle singole retribuzioni individuali. Prevede invece l’accesso a informazioni aggregate e comparabili, nel rispetto della protezione dei dati personali e del principio di parità retributiva.
No. Gli obblighi di reporting periodico sul divario retributivo di genere si applicano ai datori di lavoro con almeno 100 dipendenti, ma altri obblighi, come la trasparenza in fase di selezione e il diritto di informazione, devono essere valutati in base all’ambito di applicazione della normativa.
La normativa prevede che siano fornite informazioni sulla retribuzione iniziale o sulla relativa fascia. Per molte aziende, la fascia retributiva può essere la soluzione più coerente, purché sia definita su criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere.
Non significa necessariamente lo stesso ruolo. Un lavoro può essere considerato di pari valore quando, pur essendo diverso, risulta comparabile sulla base di criteri oggettivi come competenze, responsabilità, condizioni di lavoro e altri fattori pertinenti.
È utile partire da dati anagrafici, contrattuali, retributivi, organizzativi, livelli di inquadramento, job description, componenti variabili, storico delle variazioni salariali, criteri di progressione e documentazione relativa a policy e accordi aziendali.
Il superamento della soglia del 5% in una categoria di lavoratori non determina automaticamente una violazione. Diventa però rilevante se la differenza non è motivata da criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere e non viene corretta entro i termini previsti. In questi casi può rendersi necessaria una valutazione congiunta delle retribuzioni.
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