Settore alimentare
"il classico concetto di cliente-fornitore viene superato da un obiettivo comune: c'è una cosa da fare e la facciamo insieme"
Team Rulmeca
Tabella dei Contenuti
Il Cliente
Conserve Italia è una multinazionale operante nel settore conserviero, composta da un gruppo di cooperative agricole a loro volta associate a circa 14.000 aziende produttrici. Il gruppo è dislocato su territorio italiano prevalentemente in Emilia-Romagna, Veneto, Toscana e Lombardia, ma non si ferma qui. In tutto il gruppo collaborano 3000 operatori solo negli stabilimenti industriali, dislocati sul territorio europeo: ad oggi si contano 9 stabilimenti in Italia, 2 in Francia e uno in Spagna. L’azienda ha anche una vasta rete di sedi logistiche in Germania, Inghilterra, Australia, e Stati Uniti.
Un po’ di contesto
La nostra collaborazione con Conserve Italia ha origine circa 10 anni fa, quando nel 2017 iniziamo a fornire supporto sull’utilizzo di un sistema preesistente denominato “Hegel”, dedicato alla gestione dei processi aziendali. Nel tempo l’applicativo inizia a mostrare importanti limiti dovuti all’obsolescenza, causando all’azienda diverse difficoltà.
La nostra spinta innovativa, ci aveva già portato a sviluppare, come evoluzione di Hegel, un applicativo più moderno e aggiornato, completamente riprogettato e basato su tecnologie più avanzate, con un approccio moderno orientato all’usabilità: kFlow.
Conserve Italia ha quindi deciso di spostare la gestione dei propri processi aziendali sul nuovo applicativo. Si è trattato di un percorso che ha coinvolto più di 100.000 documenti, insieme ai relativi iter di approvazione, attraverso fasi successive basate su lotti di processi omogenei, senza mai fermare la produzione in azienda.
Il passaggio a kFlow ha portato a dei miglioramenti sostanziali implementando funzionalità nuove che stanno semplificando molto le attività di Conserve Italia. Ma chi può raccontarcelo meglio di loro? Abbiamo fatto due chiacchiere con Matteo Bandini (responsabile operativo sistema qualità), che ci ha spiegato quale impatto la nostra collaborazione e l’introduzione di questo nuovo software ha avuto sul modo di gestire i processi aziendali.
Cosa ha spinto l’azienda a cambiare sistema?
“Il vecchio applicativo era un sistema semplice e tradizionale, un po’ primitivo, ma che negli anni eravamo riusciti ad adattare a tutte le nostre esigenze, implementando tutte le funzioni e i miglioramenti che ci servivano. Tuttavia, Il passaggio ad un sistema più moderno è stato ad un certo punto inevitabile, per via dei limiti dovuti all’obsolescenza che il vecchio software iniziava a mostrare e alle difficoltà di mantenimento e di evoluzione che ne derivavano”
Integrazione e supporto: il focus della collaborazione
Digitalizzazione dei processi e dei moduli
Il passaggio a kFlow ha portato a miglioramenti sostanziali dell’esperienza utente, grazie a nuove funzionalità e strumenti che semplificano di molto le attività del cliente. A completamento delle esigenze aziendali, sono stati inoltre sviluppati e integrati sul nuovo sistema anche alcuni moduli personalizzati, che nel tempo erano stati creati internamente al vecchio applicativo.
“Ad oggi la piattaforma è uno strumento moderno con tante funzioni nuove, molto interessanti che ci consentono di lavorare su tanti documenti contemporaneamente per notificarli, salvarli e aggiornarli. Tutte funzioni che su Hegel non esistevano.”
Il percorso fatto con Conserve Italia non si riduce però alla semplice implementazione di nuove funzioni e personalizzazioni. Alla base del supporto offerto c’è stato un vero e proprio processo di migrazione di un’importante mole di dati e di documenti che è stata ripresa, razionalizzata e trasferita sul nuovo applicativo, senza mai comportare dei fermi di produzione sui processi gestiti dall’azienda.
La nostra intervista: un piccolo estratto
Quali funzioni di KFlow hanno concretamente migliorato il vostro lavoro?
M.B. : “Sicuramente la funzionalità che troviamo più utile in assoluto è la catalogazione personale, nominata: “La mia collezione”. Si tratta di una funzione utilissima per andare a lavorare in modo massivo sui documenti. Ad esempio: ho bisogno di scaricare per la consegna 100 documenti provenienti da flussi diversi? oppure devo notificarli tutti? Con il vecchio sistema queste operazioni andavano effettuate singolarmente per ogni documento, risultando in un importante spreco di tempo e di risorse. Con kFlow invece è possibile selezionare in una sola volta tutti i documenti e compiere delle operazioni massive automatiche. Questa funzionalità fa sicuramente parte di quelle novità che hanno contribuito a cambiare in meglio il nostro modo di lavorare e di gestire grandi quantità di dati.”
L’esperienza in teamQUALITY: come valutate la nostra collaborazione?
M.B. : “Il mio riscontro sulla collaborazione con il vostro team è, devo dire, molto positivo. Avete sempre dato un grandissimo supporto. Non è mai stato necessario ripetere le richieste una seconda volta. Abbiamo riscontrato una comprensione immediata di tutte quelle che potevano essere le nostre necessità.”
“Abbiamo sempre comunicato in tempo reale ogni problema che si presentava e l’intervento da parte del team è sempre stato tempestivo, gentile e disponibile. La premura che il vostro personale ha dimostrato nei nostri confronti è stata per noi veramente bella e importante. In generale c’è stata un’ottima collaborazione, la quale mi ha lasciato molto contento e soddisfatto.”
Un percorso di crescita reciproca
In alcuni casi dagli spunti nati confrontandosi con il cliente e le sue necessità, sono sorte specifiche funzionalità che oggi sono parte integrante non solo delle personalizzazioni del cliente, ma anche del modulo ufficiale di kFlow. Matteo ne fa un esempio concreto:
“Un’altra funzionalità molto utile, frutto di una nostra richiesta di integrazione, è quella per la creazione di fascicoli. Con il vecchio sistema questi andavano creati manualmente ed era necessario assegnare ad ogni fascicolo un codice, un nome, ed altri dati. Questo processo richiedeva l’impiego di molto tempo. Con kFlow invece è sufficiente selezionare i file che desideri raggruppare in fascicolo e questo non solo viene generato automaticamente, ma gli viene assegnato in automatico anche un nome.”
Il confronto continuo con il cliente, insieme a gli spunti che ne derivano, costituiscono una dimostrazione di quanto la collaborazione rappresenti per noi una spinta verso un percorso di crescita in cui entrambe le parti, mettendosi in gioco in un costante scambio, fanno esperienza e hanno lo spazio per evolversi. Insomma, solo collaborando e ascoltando davvero le esigenze del cliente si crea lo spazio per una crescita condivisa.
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